Lavorare con un team remoto può essere sfidante, ma se fatto correttamente può portare a grandi benefici per la tua azienda.
Un ottimo esempio di team remoto vincente è quello di Basecamp, una società di software che è stata fondata nel 1999 e che lavora esclusivamente con un team remoto. Nonostante la sfida di lavorare in modo remoto, Basecamp è riuscita a creare una forte cultura aziendale e a mantenere un alto livello di produttività e collaborazione. La chiave del loro successo è stata l'utilizzo di strumenti di comunicazione e gestione del progetto efficaci, la definizione chiara delle aspettative e la promozione della comunicazione trasparente e regolare tra i membri del team.
Ecco quindi le strategie che puoi applicare nella tua azienda per gestire efficacemente un team remoto.
ARGOMENTI DEL POST
1. Comunicazione efficace
La comunicazione è un elemento fondamentale per la gestione efficace di un team remoto.
È importante che tutti i membri del team abbiano accesso a una comunicazione regolare e trasparente per poter condividere idee, risolvere problemi e mantenere una collaborazione fluida. Per questo, occorre utilizzare in modo integrato strumenti di comunicazione come chat, video conferenza e condivisione dello schermo.
Alcuni software utili per questo scopo sono:
- Slack, un'app di messaggistica popolare che consente di creare canali di comunicazione per argomenti specifici e di condividere file e documenti,
- Zoom, un'app di video conferenza che consente di creare riunioni virtuali in tempo reale con la possibilità di condividere lo schermo
- Trello o Asana, entrambi sono strumenti di gestione progetti che consentono di creare schede e liste per organizzare i compiti e tenere traccia dei progressi.
2. Definire le aspettative
Definire chiaramente le aspettative per il team, come gli orari di lavoro, i compiti assegnati e le scadenze, è essenziale per la gestione efficace di un team remoto. È importante che ogni membro del team sappia esattamente cosa ci si aspetta dal proprio contributo e quando ci si aspetta che venga fatto.
La teoria delle aspettative di Vroom, una teoria psicologica che si concentra sulle relazioni tra le aspettative e le prestazioni, sostiene che le aspettative degli individui influiscono sulla loro motivazione e sui loro comportamenti.
Le aspettative positive, ovvero aspettative che un compito o un risultato sia raggiungibile, portano ad una maggiore motivazione e quindi ad una maggiore probabilità di raggiungere quel risultato. Al contrario, le aspettative negative, ovvero aspettative che un compito o un risultato non sia raggiungibile, portano ad una minore motivazione e quindi ad una minore probabilità di raggiungere quel risultato.
In questo senso, definire chiaramente le aspettative per il team, permette di creare un ambiente motivazionale e di lavoro in cui i membri del team hanno maggiori probabilità di raggiungere i risultati desiderati. Inoltre, avere aspettative chiare e realistiche permette di evitare confusione e di creare un ambiente di lavoro più trasparente e collaborativo.
3. Creare una cultura aziendale
Creare una cultura aziendale forte e coesa anche quando il team è remoto è fondamentale per mantenere una forte relazione tra i membri del team.
La cultura aziendale è l'insieme di valori, credenze, norme e pratiche che caratterizzano un'organizzazione e che influiscono su come i dipendenti si comportano e interagiscono tra loro.
Incoraggiare la partecipazione e la collaborazione attraverso canali di comunicazione specifici per argomenti di interesse aziendale e condivisione di documenti e file come ad esempio in Google Drive, può aiutare a creare una forte sensazione di appartenenza al team.
Se la cultura aziendale non viene controllata e mantenuta, può portare a problemi come una mancanza di motivazione e di senso di appartenenza tra i dipendenti, una scarsa collaborazione e una bassa produttività. Inoltre, può portare a problemi di diversità e inclusione, se la cultura aziendale non incoraggia un ambiente inclusivo e rispettoso.
In sintesi, la creazione e il mantenimento di una cultura aziendale forte e coesa è fondamentale per la gestione efficace di un team remoto, per evitare problemi di mancanza di motivazione, scarsa collaborazione, bassa produttività e problemi di diversità e inclusione.
4. Strumenti e modelli di gestione del progetto
La gestione del progetto è fondamentale per la conduzione efficace di un team remoto. Un supporto a questa attività viene dell'utilizzo di strumenti come Asana o Trello per tenere traccia dei progressi, assegnare compiti alle persone giuste e monitorare la produttività.
Ci sono molti modelli di gestione del progetto, sui cui si basano questi strumenti, che possono essere utilizzati per mantenere alta la produttività e la coesione di un team remoto.
Ecco alcuni dei modelli più popolari:
- Il metodo Agile: è un metodo di gestione del progetto che si concentra sulla flessibilità e sulla capacità di adattarsi ai cambiamenti. Il metodo Agile utilizza una serie di iterazioni rapide per sviluppare un prodotto o servizio, permettendo al team di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e di lavorare in modo efficiente.
- Il metodo Scrum: è un framework Agile utilizzato per la gestione del progetto. Il metodo Scrum si concentra sulla collaborazione, sulla trasparenza e sull'adattabilità. Utilizza una serie di meeting regolari per tenere traccia dei progressi del progetto e per adattarsi rapidamente ai cambiamenti.
- Il metodo Kanban: è un metodo di gestione del progetto che si concentra sulla visualizzazione dei compiti e sul monitoraggio del lavoro in corso. Il metodo Kanban utilizza una serie di tabelle o mappe per tenere traccia dei compiti e per garantire che il lavoro venga completato in modo efficiente.
Questi modelli di gestione del progetto moderni sono efficaci per la gestione di un team remoto, poiché consentono di adattarsi rapidamente ai cambiamenti, di lavorare in modo collaborativo e di tenere traccia dei progressi del progetto in modo efficiente.
5. Feedback regolare
Il feedback è essenziale per la gestione efficace di un team remoto. Dare e ricevere feedback regolare permette di garantire che tutti i membri del team siano allineati e che i problemi vengano risolti tempestivamente. Un metodo pratico è quello di utilizzare Zoom per riunioni virtuali ricorrenti e Slack per la comunicazione immediata per dare e ricevere feedback in modo efficace.
6. Supporto personale
Lavorare in modo remoto può essere stressante e isolante, è importante quindi offrire supporto personale per aiutare i membri del team a gestire queste difficoltà. Fornire risorse per la salute mentale e la produttività può aiutare i membri del team a mantenere un equilibrio tra vita professionale e personale.
Per sciogliere la comunicazione e dare supporto emotivo al team, si può organizzare un gioco a distanza, come ad esempio "2 verità e una bugia". Il gioco consiste nel condividere tre affermazioni su di sé, due delle quali sono vere e una è falsa, e chiedere agli altri di indovinare quale è la falsa. Questo gioco aiuta a creare una maggiore connessione tra i membri del team e a rompere la monotonia del lavoro da remoto, incoraggiando anche la comunicazione e la fiducia.
Inoltre, si possono organizzare delle riunioni regolari per discutere di questioni di benessere personale e fornire supporto emotivo al team.
7. Incontri periodici
Programmare incontri periodici e ricorsivi per discutere questioni importanti e per mantenere una forte relazione tra i membri del team è essenziale per la gestione efficace di un team remoto. Per farlo, si può utilizzare Zoom per riunioni virtuali e Google Calendar per programmare incontri.
In sintesi, per gestire efficacemente un team remoto occorre una combinazione di strategie e strumenti adeguati, ma con la giusta attenzione e le giuste risorse, è possibile raggiungere ottimi risultati.
Con queste strategie e gli strumenti adatti, sarai in grado di gestire efficacemente un team remoto e ottenere il massimo dalle tue risorse remote.